Ordnung ins Gedankenchaos bringen: So legst du eine Ideensammlung in OneNote an

Die Situation

Von einer Messe bringst du einen Flyer mit, der dir besonders gut gefällt. Du musst zwar im Moment keinen Flyer gestalten, aber möchtest diesen aufheben.

Aus einem Gespräch heraus hast du eine Projektidee, die noch zu unspezifisch ist, um daraus gleich ein Projekt zu initiieren.

Du hast in einer Fachzeitschrift von einem Buch erfahren, das du irgendwann einmal lesen möchtest.

Bei einer Veranstaltung wurdest du auf ein Thema aufmerksam, über das du weitere Infos zusammentragen möchtest. Es könnte später einmal wichtig werden.

Aber wo legst du deine Ideensammlung an?

Die Lösung

OneNote ist ein digitales Notizbuch und perfekt dafür geeignet. Diese Software ist Teil des MS-Office-Paketes.

Starte OneNote.

Lege dir ein Notizbuch an.

Wechsel dafür zum Reiter Datei und wähle dann Neu.

Gib den Namen des Notizbuches ein.

Lege den Speicherort deines Notizbuches fest:

• Dieser PC: Nur du kannst auf das Notizbuch zugreifen und auch nur über deinen PC

• In Cloud oder Teamlaufwerk: Du kannst das Notizbuch für andere freigeben

• Cloud: Du kannst von mobilen Geräten auf dein Notizbuch zugreifen

Klicke auf die Schaltfläche Notizbuch erstellen.

Strukturiere das Notizbuch, indem du Abschnitte anlegst, die die großen Themenbereiche umfassen. Achte darauf, dass du nur so viele Abschnitte anlegst, dass alle Reiter sichtbar sind (also bis zu ca. 8).

Klicke dazu auf das Plus-Zeichen bei den Abschnitten.

Um den Abschnittsnamen zu ändern, klicke einfach doppelt in den Reiter und überschreibe den Text.

Die Farbe eines Abschnittes änderst du, indem du mit der rechten Maustaste auf den Reiter klickst und im Kontextmenü den Punkt Abschnittsfarbe wählst. Suche dir in der Liste etwas passendes für dich aus.

Für jedes Unterthema legst du eine Seite an und benennst sie mit einem prägnanten Stichwort.

Klicke dafür auf das Plus-Zeichen Seite hinzufügen.

Nun fügst du jeweils die Inhalte ein. Das könnte ein PDF-Dokument, ein Link, ein Foto oder eigene Notizen und Screenshots sein.

Für eine Notiz fängst du einfach an zu schreiben. Der Text beginnt dort, wo gerade die Maus steht. Es entsteht dabei ein Textcontainer, den du im Anschluss an eine beliebige Stelle auf deiner Seite verschieben kannst.

Um einen Link zu einer Webseite einzufügen, kopierst du im Browser-Fenster die URL und fügst diese auf der Seite mit Strg + V ein.

Ein Foto fügst du über den Reiter Einfügen ein. Dort kannst du Bilder, die auf deinem PC gespeichert sind, oder Onlinebilder auswählen.

Für einen Screenshot klickst du hier auf die Schaltfläche Bildschirmausschnitt.

Um ein PDF-Dokument oder eine andere Datei einzufügen klickst du hier auf die Schaltfläche Dateiausdruck.

Hebe ggf. wichtige Textstellen hervor.

Dafür wechselst du zum Reiter Zeichnen. Dort findest du sowohl Stifte, als auch Textmarker. Klicke zuerst auf die Stiftfarbe und markiere dann mit der Maus den Text.

Später kannst du sowohl die Inhalte der PDF-Dokumente, als auch die Notizen und Bilder mit Hilfe der Suchfunktion finden. Das Suchfeld befindet sich oberhalb der Seiten.

Tipp: Lege dir eine Serienaufgabe in Outlook an, damit du regelmäßig

(z.B. 1x im Monat) deine Ideensammlung sichtest. Lösche dann aus deinem Notizbuch die Dinge, die bei der zweiten Betrachtung doch nicht mehr so interessant sind. Soll aber aus einer Idee eine konkrete Aufgabe oder Projekt werden, dann erstelle eine entsprechende Outlook-Aufgabe in OneNote. So hast du die bereits gesammelten Informationen schnell im Zugriff.

Markiere dafür die entsprechende Zeile im Textcontainer und klicke auf die Schaltfläche Outlook-Aufgaben. Wähle im Kontextmenü den entsprechenden Zeitpunkt, wann du diese Aufgabe erledigen möchtest. Die Aufgabe landet automatisch in deiner Aufgabenliste in Outlook. Wenn du die Aufgabe erledigt hast, markiere diese Aufgabe in deinem Outlook als erledigt. Es wird automatisch dieser Punkt in OneNote aktualisiert, sodass aus dem roten Fähnchen ein grüner Haken wird.

Dein OneNote sieht irgendwie anders aus?

Ich nutze die Desktop-Version, aber es gibt auch eine Windows10-Version. In diesem Video zeige ich die Unterschiede:

Was bringt es?

Du bekommst den Kopf frei und findest deine Ideen sehr schnell. Du hast auch unterwegs Zugriff darauf, falls du OneNote auch auf deinem Smartphone eingerichtet hast. Inhalte und Anmerkungen sind zusammengefügt.

Wenn deine Ideen konkreter werden, kannst du dich über die Aufgaben schnell und einfach selbst organisieren.

Für wen ist es geeignet?

Für jeden. Teste es einmal selbst. Du wirst begeistert sein und dich fragen, warum du nicht schon immer OneNote dafür genutzt hast. Erzähle dann gerne deinen Kollegen davon. Es lohnt sich für alle.

Du möchtest mehr über die Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen von OneNote erfahren? Dann empfehle ich dir mein OneNote-Tutorial.

In diesem E-Book zeige ich dir Schritt-für-Schritt, wie du dein digitales Notizbuch effizient nutzen kannst.

Über die Autorin

Meike Kranz

Als Expertin für Büroorganisation helfe ich Menschen dabei, ihren Arbeitsplatz so effektiv zu organisieren, dass sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Ich habe einfach umsetzbare Strategien für eine bessere Organisation entwickelt, mit denen die Trainingsteilnehmer ihre Produktivität steigern.

Wichtig ist mir dabei, die Veränderungsprozesse Schritt-für-Schritt zu begleiten und schnell sichtbare Erfolge zu erzielen. Ich habe nicht nur den einzelnen Arbeitsplatz, sondern auch das Team und die Prozesse im Blick.

Kontinuierliche Weiterbildung u.a. in den MS-Office-Produkten und Projektmanagement sind für mich selbstverständlich.

https://www.123effizientdabei.de/