Die ‚One Minute ToDo Liste‘
Die ‚One Minute ToDo Liste‘ wurde vom US-amerikanischen Zeitmanagement - Experten Michael Linenberger entwickelt.
Diese Methode besteht aus drei Spalten: Critical Now (Dringend Heute), Opportunity Now (Möglichst Heute) und Over the Horizon (Zukünftig).
Sie kann dir helfen, alle dringenden Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen und schrittweise zu erledigen.
Es werden drei Dringlichkeitsbereiche definiert und für die jeweils passende Priorität zur richtigen Zeit. Du kannst sie entweder klassisch auf Papier oder Digital umsetzen. So wie es für dich am besten passt.
So funktioniert diese Methode:
Schritt 1: Dringlichkeitsbereiche einrichten
Nutze die drei Spalten für die verschiedene Dringlichkeit deiner Aufgaben. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Critical Now: Dringende und kritische Aufgaben erhalten die höchste Priorität.
Opportunity Now: Aufgaben, die in den nächsten Tagen anfallen, landen in dieser Spalte. Ein Zeitlimit von 7 - 10 Tagen ist hier passend.
Over the Horizon: Wenig dringliche Aufgaben oder vorläufige Ideen können hier hinterlegt werden. Diese haben zumindest zum aktuellen Zeitpunkt die geringste Priorität.
Schritt 2: Parallele Aufgaben beschränken
Je mehr Aufgaben du gleichzeitig bearbeitest, umso höher ist das Risiko des Verzettelns. Daher reduziere die Aufgaben welche parallel laufen sollen. So kannst du mehr Aufgaben beenden, anstatt viele Lose Fäden in der Hand zu halten.
So ungefähr sieht die grobe Richtlinie für die drei Spalten aus:
Nicht mehr als 5 Aufgaben in ‚Critical Now‘ - gerne sogar noch weniger-
Nicht mehr als 20 Aufgaben in ‚Opportunity Now‘.
Unbegrenzt viele Aufgaben in ‚Over the Horizon‘.
Schritt 3: Regelmäßige Überprüfung
Zu jedem Zeitmanagement gehört eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung deiner Liste.
Und auch in dieser Methode überprüfst du regelmäßig deine Aufgaben in deinen Spalten.
Prüfe die ‚Critical Now‘ Spalte gerne jede Stunde. Wie kommst du voran? Was ist heute noch zu tun?
Die ‚Opportunity Now‘ Spalte solltest du dir einmal täglich anschauen. Dies machst du am besten am Morgen oder am Abend. Welche der Aufgaben wandern in die erste Spalte? Welche können noch warten?
Die ‚Over the Horizon‘ schaust du dir am besten einmal die Woche an. Auch hier ist ein fester Termin hilfreich. Zum Beispiel am Wochenende.
Schritt 4: Ausmisten
Ausmisten findet sich in vielen unserer Lebensbereiche wieder. Vielleicht reicht es dir, dass du die Spalten regelmäßig überprüfst. Aber meistens passiert es, das die dritte Spalte immer weiter wächst und irgendwann zu viele Aufgaben hat.
Hier landen meist Ideen, welche du irgendwann mal umsetzen möchtest.
Oder Aufgaben auf die du wenig Lust hast.
Oder Aufgaben, welche zwar sinnvoll wären, aber immer wieder von wichtigeren überholt werden.
Nur wann weißt du, wann du ausmisten solltest?
Genau dann, wenn du bei deiner wöchentlichen Überprüfung merkst, dass die dritte Spalte unübersichtlich geworden ist.
Lösche alle Aufgaben, die nicht mehr aktuell
Trenne dich von Ideen, die zwar irgendwann mal gut erschienen, aber mit Abstand nicht mehr so gut sind. Oder lege Sie in deinem Ideenbuch ab.
Schaffe dir Platz, indem du bestimmte Aufgaben auf einer extra Liste und versehe sie mit einem Datum. Auch diese Liste schaust du dir regelmäßig an und schaust, ob die Aufgaben aktuell werden.
Was sind nun die Vorteile der ‚One Minute ToDo Liste‘?
Besserer Überblick: Die drei Spalten helfen erheblich dabei, auf einen Blick die wichtigen Aufgaben zu erkennen und eine zeitliche Abfolge abzulesen.
Klare Priorisierung: Die Spalten mit ihren Zeithorizonten bringen Dich dazu, eine zeitliche Priorisierung vorzunehmen. Woran arbeite ich heute? Was hat noch Zeit?
Begrenzung paralleler Aufgaben: Du minimierst die parallel laufenden Aufgaben und bringst dadurch mehr Aufgaben zu Ende und verzettelst dich weniger.
Ständiger Prozess: Durch diese Methode überprüfst du regelmäßig deine Aufgaben. So vergisst du deine Aufgaben nicht und kannst sie besser priorisieren.
Es gibt aber auch einen Nachteil. Denn es kann passieren, dass du immer nur die dringlicheren Aufgaben erledigst und nicht die strategisch wichtigeren.
Du kannst diese Liste entweder auf Papier führen und mittels Haftnotizen, kannst du die Aufgaben von Spalte zu Spalte wandern lassen. Oder du führst sie digital. Zum Beispiel mit Trello. Hier kannst du deine Aufgaben auch super verschieben und anpassen.
Und wie bei allen Methoden ist es gut, wenn du ausprobierst, ob diese zu dir passt oder nicht.
Vielleicht musst du die Spalten auch für dich noch etwas anpassen.
Viel Spaß beim ausprobieren!
Yvonne
