Zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit?
08.06.2022
Volle Tage, wenig Zeit für dich selbst? Wahrscheinlich kennst du das auch. Hin und wieder ist das OK und je nach Projekt aus notwendig. Aber ein Dauerzustand, darf es nicht werden. Denn dann leidest du und auch deine Projekte. Wie kannst du dir einen guten Überblick verschaffen und deinen Tag sinnvoll planen?
Hier ein paar Tipps, welche dir helfen können, wieder einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen. Und deinen Tag so zu strukturieren, wie es für dich passend ist.
Inhalt:
1. Überblick verschaffen
Dir wächst gerade alles über den Kopf. Zu viele ToDos und zu wenig Zeit?
So bekommst du einen guten Überblick:
Du schnappst du dir größere Blätter ( Din A5 oder sogar Din A4) und schreibst jedes ToDo/ jedes Projekt auf ein Blatt.
Nun suchst du dir einen Platz, wo du dich auf dem Boden ausbreiten kannst, aus. Du legst alle Blätter um dich herum aus und schaust dir alles erstmal in Ruhe an.
2. Sortieren nach Dringlichkeit
Vielleicht erkennst du schon ein Muster. Falls nicht, fange an die Zettel zu sortieren. Du startest mit der Dringlichkeit.
Was hat einen Abgabetermin?
Was muss als erstes fertig werden?
Sammle alles entsprechend zusammen. Am besten machst du 4 Stapel.
Was ist dringlich UND wichtig?
Was ist dringlich, aber nicht wichtig?
Was ist wichtig, aber nicht dringlich?
Was ist weder dringlich noch wichtig?
Nun schnappst du dir den ersten Stapel "Dringlich UND Wichtig". Du schaust alles durch und sortierst alles zusammen, was ähnliche Aufgaben sind. Zum Beispiel stehen die Buchhaltung und die Rechnungserstellung auf deinen Zetteln. Diese sind ähnliche Aufgaben und können zusammen gefasst werden. So kannst du sie später miteinander erledigten.
Du überlegst dabei, welche der Aufgaben du an andere übergeben kannst. Auch sortierst du nach dem Abgabetermin.
So bekommst du einen Überblick, was als erstes erledigt werden muss. Was du abgeben kannst und was du gegebenenfalls zusammen erledigen kannst.
3. Abgeben
Alles, was auf dem Stapel "Kann abgegeben werden" gelandet ist, gibst du direkt weiter. Damit aber nichts in Vergessenheit gerät, notiere dir was du an wen abgegeben hast. Ganz wichtig: Lege immer eine Deadline fest, bis wann der andere es erledigt haben sollte. So habt ihr eine Verbindlichkeit und es wird weniger aufgeschoben.
Quick - Tipp: Lege die Deadline für die abgegebenen Aufgaben ein paar Tage vor der echten Deadline fest. So hast du noch genügend Zeit einzugreifen, falls mal etwas nicht nach Plan laufen sollte. |
4. Deadlines nutzen!
Trage dir die Termine ( am besten legst du die Deadline auch hier 2-3 Tage früher) in deinen Kalender mit Erinnerung ein. Und überall dort, wo es keine Deadline gibt, legst du dir selbst eine mit Puffer fest. Eine Deadline hilft dir dranzubleiben. Durch die Verbindlichkeit eines Termins, wirst du deine Aufgaben weniger aufschieben.
5. One-Minute ToDo Liste nach Linenberger
Eine weitere gute Methode ist die One-Minute ToDo Liste nach Linenberger.
Sie hilft dir für einen schnellen Überblick und eine klare Priorisierung.
Für diese Methode legst du dir 3 Spalten an. „Heute wichtig“ - „Bald wichtig“ - „ Irgendwann wichtig“.
Und nun teilst du deine Aufgaben entsprechend ein. In die ´Heute´ Spalte kommen maximal 5 Aufgaben und erst wenn eine abgearbeitet ist, kommt eine neue Aufgabe hinzu. Du prüfst hier stündlich , ob diese Spalte angepasst werden muss.
In die ´Bald´ Spalte kommen alle Aufgaben, die du in den nächsten 10 Tagen erledigen willst. Plane hier nicht mehr wie 20 Aufgaben ein. Diese Spalte prüfst du täglich. Und in die ´Irgendwann´ Spalte kommt der Rest. Hier prüfst du wöchentlich was in die anderen Spalten wandern darf.
Eine genaue Beschreibung findest du hier: Blogbeitrag 1-Minute Liste
6. Stundenplanmodell
Einen Stundenplan kennst du sicherlich noch von deiner Schulzeit. Hier wurden teilweise auch Stunden in Blöcken zusammengefasst.
Das Stundenplanmodell kann dir vor allem dabei helfen, auch Zeit für dich einzuplanen.
Du machst dir eine Wochenübersicht - gerne auch für 7 Tage. Teile deine Bereiche in Farben ein. Zum Beispiel Buchhaltung Blau, Zeit für dich in Gelb usw.
Nun fängst du erstmal mit der Zeit für dich an. Denn diese wird immer gern vergessen. Dabei ist sie die wichtigste Zeit, welche du einplanen solltest. Daher blocke dir deine Zeit als erstes im Stundenplan.
Danach wird alles andere drumherum geplant. Packe ähnliche Aufgaben zusammen zu Blöcken. Oder teile dir deine Tage entsprechend ein. Vielleicht magst du Montags erstmal kreativ sein und planst hier nur die Umsetzung deiner Projekte. Dienstags ist dann die Planung für Content, für Projekte dran. Mittwoch die Buchhaltung und Rechnungen schreiben.
Das ist eine Einteilung nach bestimmten Aufgaben / Themen. So eine Einteilung kann dir helfen eine bestimmte Routine aufzubauen und an den unterschiedlichen Bereichen dran zu bleiben.
Gerne kannst du dir dafür meine Vorlage downloaden
Wochenplan
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7. Wie will ich es wirklich haben?
Wenn du dich trotz all der Planung trotzdem im Kreis drehst, wird es Zeit dir Gedanken zu machen, wie du es wirklich haben willst.
Fühlst du dich wohl mit deiner Planung und deinen Aufgaben?
Gefällt dir so deine Tagesstruktur?
Möchtest du weiterhin so deine Arbeit umsetzen?
Wie möchtest du es wirklich haben?
Wie sieht dein Traumtag - deine Traumwoche aus?
Nimm dir bewusst sein und frage dich all das. Wenn es so für dich passt, wie es jetzt ist. Prima - dann brauchst du es nur noch verfeinern.
Du bist unglücklich und willst es ändern? Dann schau, was du tun musst, um deinen idealen Tag zu gestalten. Was muss sich ändern? Was darf sich ändern? Was kannst du gleich anpassen? Was erst später?
Überlege dir genau, was alles getan werden muss, bis du deinen Tag - deine Woche so gestalten kannst, wie es dir gut tut und du weiterhin Spaß an deiner Arbeit hast.
Manches geht nicht gleich von heute auf morgen. Manche Veränderungen benötigen Zeit. Daher bleib geduldig und gehe Schritt für Schritt. Und jede kleinste Anpassung ist schon ein Stück dessen, wie es zukünftig sein darf.
8. Nein sagen
Das hört sich immer so leicht an. Dabei ist es am Anfang oftmals der schwerste Schritt.
Nein zu sagen. Zu Aufträgen. Zu Kunden. Zu Menschen in deinem Umfeld, welche gerne viel fordern. Zu Ideen und anderes.
Wenn du schon jetzt so viele Todos hast, dass du nicht hinter herkommst. Dann bringt es nichts noch mehr Aufträge anzunehmen. Sei offen und teile mit, dass weitere Aufträge in Woche xy angenommen werden können.
Plane auch deine eigenen Projekte realistisch und gebe einer tollen Idee erstmal ein Nein. Sie darf aber später gerne angepackt werden.
Und du kannst auch mal ein Projekt abbrechen, wenn du merkst es tut dir nicht gut.
Meistens trauen wir uns nicht ein Nein auszusprechen. Wollen andere nicht enttäuschen.
Mit jedem Ja zu anderen, sagst du ein Nein zu dir! |
9. Partner suchen
Einen Partner zu haben, mit dem du dich austauschen kannst, ist ein hilfreiches Tool um vorwärts zu kommen. Ein Partner hat oftmals andere Sichtweisen und kann dir dadurch helfen, besser zu reflektieren. Lösungen zu finden und ist Motivation zugleich.
Du kannst dich regelmäßig mit deinem Partner verabreden zum Austausch und auch um deine Aufgaben mitzuteilen. Und auch bis wann du sie fertig haben willst. So kann dein Partner dich an deine Deadline erinnern oder zwischendurch nachfragen, ob du noch auf Kurs bist. Ebenso kannst du dich mit deinem Partner an Co-Working Tage treffen. Ihr könnt dann zeitgleich jeder an seinen Aufgaben arbeiten. Anfangs war ich doch etwas skeptisch, aber inzwischen liebe ich meine Co-Working Tage. Ich bekomme meist viel mehr geschafft, als wenn ich alleine vor mich hin arbeite.
Meistens wird damit gestartet, was man heute an Aufgaben erledigen will und los geht es. Jeder arbeitet für sich und man kann sich, je nach Bedarf gegenseitig unterstützen.
Probiere es einfach mal aus.
Quick-Tipp: Suche dir einen Partner in Facebookgruppen oder ähnliches. Am besten dort, wo es auch passend für deine Themen / Aufgaben sind. Wenn du z.B. gerne strickst, dann frage in Strickgruppen nach jemanden, der Co-Working mit dir ausprobieren möchte. |
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Sonnige Grüße
Yvonne
